2007年02月21日

How to run a meeting effectively

Sunset in Grantchester

今日は昼休みの時間にLord Wilson of DintonがゲストスピーカーとしてJBSを訪れてくださり、How to run a meeting effectivelyという内容の講演をしてくださいました。2002年までイギリス政府に勤めていたため、実例がマーガレット・サッチャーの首相当時の話であったりブレア首相の事であったりしたので非常にプレーンなトピックである割には話に迫力がありました。どのように効率的に会議を運営するか。Tipsは当たり前のようなことでもありましたが体系立てて考えることもあまりなかったので講演は意識を整理する良い機会でした。そんなわけでkey takeawaysを書き記しておきます。

<ミーティングに先駆けて>

・本当にこのミーティングはやらなければならないのか自問する。もしYesであればなぜか?
・ミーティングを行うことにかかるコストをざっと計算する(時間x人数x一人あたりのコスト)。それを使ってでもやる価値があるのか?
・ミーティング前に準備する資料はA4片面以内に収める(Max1枚半)。Problems, Options, Argument, Cost, Questions that need answers foundなどを簡潔に記す
・資料は事前に配ったとしても参加者は基本的に読んでいないことを念頭に置いておく。が、ミーティングの効率のためにも出来る限り読んでおいてもらうよう努める
・議事録を取る人をあらかじめappointしておく(後から参加者の誰かに作成するよう依頼しない)

<ミーティング中>

・オープニングはIssue Statementからまず始め、このミーティングで何をachieveしたいのかを明言する。ミーティングの長さもあらかじめ宣言して、全体のフレームワークを参加者につかんでもらうようにする
・議論が始まったらChairmanとして一歩引いたところでそれを見守る。あとNever lose temper(笑)
・誰かが非常にポイントとなる重要なことを言ったときは、「今のは非常に大切なことだと思う。彼が言ったのは・・・」以下内容を復唱し、全員に理解を行き渡らせる(ナレーション)
・議論が白熱しているにも関わらずあまり内容に進展が見られない場合は一端間に入り、「we're in the meeting for xx minutes but we haven't got to a focal point」のように軌道修正を行う(コントロール)
・参加者はそれぞれ違うobjectiveや立場でミーティングに来ていることを理解した上で、最終的には参加者全員の間で一定のconsensusを得ることを目標とする
・ミーティングの終わりには必ずwhat decided, who is doing what, when and howをはっきりさせ、全員の合意を得る

他にも色々ありましたがキーだったのはこのあたりだったかと思います。いいChairmanというのはミーティングにダイナミズムを生ませることが出来る人で、それはまたリーダシップスキルの一つだともおっしゃっていました。

なんとなく分かり切ったことですし簡単な事のように感じますが、実際にこれらを実践出来ているかというと自分はほど遠いところにあり、考えさせられるものがありました。

余談ですが、Cambridgeのレクチャラーの中では例えば新しい学長やStrategyのA先生などはクラスディスカッションを盛り上げるのが非常にうまいですが、きっといいChairmanになるのではないでしょうか。ガンガン生徒から意見を引き出す割にはうまくたまに間に入り、最終的に自分が意図した方向に結論を導いていくことを時間内に完璧にかつ自然にやってのけているような気がします。
posted by kensuke at 08:54| Comment(9) | TrackBack(0) | MBA | このブログの読者になる | 更新情報をチェックする
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