2007年02月21日

How to run a meeting effectively

Sunset in Grantchester

今日は昼休みの時間にLord Wilson of DintonがゲストスピーカーとしてJBSを訪れてくださり、How to run a meeting effectivelyという内容の講演をしてくださいました。2002年までイギリス政府に勤めていたため、実例がマーガレット・サッチャーの首相当時の話であったりブレア首相の事であったりしたので非常にプレーンなトピックである割には話に迫力がありました。どのように効率的に会議を運営するか。Tipsは当たり前のようなことでもありましたが体系立てて考えることもあまりなかったので講演は意識を整理する良い機会でした。そんなわけでkey takeawaysを書き記しておきます。

<ミーティングに先駆けて>

・本当にこのミーティングはやらなければならないのか自問する。もしYesであればなぜか?
・ミーティングを行うことにかかるコストをざっと計算する(時間x人数x一人あたりのコスト)。それを使ってでもやる価値があるのか?
・ミーティング前に準備する資料はA4片面以内に収める(Max1枚半)。Problems, Options, Argument, Cost, Questions that need answers foundなどを簡潔に記す
・資料は事前に配ったとしても参加者は基本的に読んでいないことを念頭に置いておく。が、ミーティングの効率のためにも出来る限り読んでおいてもらうよう努める
・議事録を取る人をあらかじめappointしておく(後から参加者の誰かに作成するよう依頼しない)

<ミーティング中>

・オープニングはIssue Statementからまず始め、このミーティングで何をachieveしたいのかを明言する。ミーティングの長さもあらかじめ宣言して、全体のフレームワークを参加者につかんでもらうようにする
・議論が始まったらChairmanとして一歩引いたところでそれを見守る。あとNever lose temper(笑)
・誰かが非常にポイントとなる重要なことを言ったときは、「今のは非常に大切なことだと思う。彼が言ったのは・・・」以下内容を復唱し、全員に理解を行き渡らせる(ナレーション)
・議論が白熱しているにも関わらずあまり内容に進展が見られない場合は一端間に入り、「we're in the meeting for xx minutes but we haven't got to a focal point」のように軌道修正を行う(コントロール)
・参加者はそれぞれ違うobjectiveや立場でミーティングに来ていることを理解した上で、最終的には参加者全員の間で一定のconsensusを得ることを目標とする
・ミーティングの終わりには必ずwhat decided, who is doing what, when and howをはっきりさせ、全員の合意を得る

他にも色々ありましたがキーだったのはこのあたりだったかと思います。いいChairmanというのはミーティングにダイナミズムを生ませることが出来る人で、それはまたリーダシップスキルの一つだともおっしゃっていました。

なんとなく分かり切ったことですし簡単な事のように感じますが、実際にこれらを実践出来ているかというと自分はほど遠いところにあり、考えさせられるものがありました。

余談ですが、Cambridgeのレクチャラーの中では例えば新しい学長やStrategyのA先生などはクラスディスカッションを盛り上げるのが非常にうまいですが、きっといいChairmanになるのではないでしょうか。ガンガン生徒から意見を引き出す割にはうまくたまに間に入り、最終的に自分が意図した方向に結論を導いていくことを時間内に完璧にかつ自然にやってのけているような気がします。
posted by kensuke at 08:54| Comment(9) | TrackBack(0) | MBA | このブログの読者になる | 更新情報をチェックする
この記事へのコメント
すばらしい議事録をありがとうございます!!わかっているけど普段なかなか意識できないことが結構あったので、この講演は、(期待に反して)役に立ちました。そういえば、”ジョークも重要”と言っていましたね。
Posted by ksh at 2007年02月21日 09:34
おお、確かにジョークも言っていましたね。ジョークといえば、その度が過ぎてチームの亀裂を生んだCVPでの苦い経験があるので、個人的にはそのバランスも重要と付け加えたいところです(笑)。
Posted by kensuke at 2007年02月21日 11:18
おー、すごく役に立ちます。
当たり前といえば、当たり前なんだけど、なかなかねぇ。。。お互いの利害のせめぎ合いになって、建設的なMTGにならないことが多々あるから。。

ありがとう、この記事!
Posted by chibirashka(nao) at 2007年02月21日 18:55
そうですな。立場が逆の人たちがいた場合などはなおさらのこと。

どんなミーティングでも確実にまとめ上げられるようになったらそれは立派なスキルと言えるでしょうね。
Posted by kensuke at 2007年02月22日 08:50
うわ〜、さすがに伝統あるイギリスの官僚組織の最上限まで行った人だけあって、簡潔だけどためになるなぁ。

さっそく、明日から意識します。
Posted by massa at 2007年02月23日 01:22
どうもおひさ。ひさびさに訪れてみました。この前会社の研修でFacilitation研修ってのをやって、まさに会議の司会進行のやり方だった。今職場がら、10数名くらいの会議を仕切るのが茶飯事になってきているので、もともとリーダーシップの性格ではない私はかきながらやっております。
そーいえば、この前出張でLondonにいきました。2月の頭の週の金+土だったけど。
お会いしたかったが、会社の上の人もいたので、レート換算で超高価なBigEye provided by BAにのりました。天気よかったので、土曜日は良かったです。T室さんに久々に会いましたね。また今度機会があれば、お声かけますです。
Posted by knob at 2007年02月24日 01:27
>massaさん

おっしゃるとおりで簡潔ながら非常に実践的で役に立つ内容でした。自らの講演の中でもこれらをさりげなく実践されてたりしたのがまた印象的でした。

>knob

お久しぶり。すでに実戦経験を何度も経験している戦士がここに!シミュレーションだけでなく実践を積んで初めてこそ立派なパイロットに・・・って話が違いますな。

ロンドンに来たんですか。しかもBig Eyeに乗るなんて!端から見ると街と不釣り合いだけどそこから見る景色は綺麗そうですね。変える前に一度は乗ってみたいです。T室さんにもよろしくお伝えください。
Posted by kensuke at 2007年02月24日 07:41
グロービス大阪のクラスメートに、この話、させてもらったよ。事後承諾になっちゃったけど、許してね。すごい反応良かったよ!
Posted by 林 義和 at 2007年02月25日 11:31
いえいえ、記事が役に立ったみたいで良かったです。また面白いネタが入ったらお伝えします。
Posted by kensuke at 2007年02月26日 10:30
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